11/17/2004
Vergader dynamiek
Een groep van twintig onderzoekers uit 8 landen zit bijelkaar. We moeten uiteindelijk, in december volgend jaar met een gezamenlijk document komen en tussentijdse afstemming is noodzakelijk. Vandaag moeten harde noten worden gekraakt. Hoe gaan we het onderzoek precies aanpakken? Welke methode hanteren we? Op welke aspecten richten we ons?
Het is een rampscenario om dit gedetailleerde operationele proces met 20 mensen democratisch te gaan beslissen. Iedereen heeft zijn eigen stokpaardjes en probeert die te verkopen. De een is daar succesvoller in dan de ander.
Zo is er de Belg. Een drammer met een vlasbaardje. Hij wil graag een onderzoek in de tijd, waarin de evolutie belangrijker is dan de eindstaat. De voorzitter, een gerenommeerd onderzoeker op dit terrein, maakt met zijn bodylanguage duidelijk dat hij daar niets in ziet. Hij krabt wat korstjes op zijn bovenarmen, verwijdert roos van zijn schouders terwijl de Belg met een hoog stemmetje zijn punt probeert te maken. Hij is allang afgeserveerd door de baas, maar ziet dat niet.
De baas is het minst formeel gekleed van allemaal. Sommigen hebben nog wel een jasje of een stropdas, maar hij loopt in een vaal zwart t-shirt. Gedurende de vergadering is hij altijd met zijn mobiele telefoon in de weer, of met zijn laptop die voor hem op tafel staat. Terwijl hij de discussie volgt, of niet, typt hij wat op zijn laptop.
In de loop van de dag kom ik met een zwaarwegend punt voor mij. De voorzitter kijkt wat om zich heen, krabbelt op een papiertje met een andere belangrijke man naast hem. 'Yes, very important', zegt hij, als ik mijn laatste zin heb gesproken. Ik weet zeker dat dit punt niet wordt meegenomen in het onderzoek.
Zo vergaderen we. Een onderzoeker brengt een punt in. De voorzitter is geinteresseerd of zapt wat weg op zijn laptop of mobieltje. Soms zit hij naar voren, zijn ellebogen op tafel. Meestal fluistert hij wat met de mensen naast hem, of hangt verveeld achterover. Dan volgt een discussie die er al niet meer toedoet want de baas heeft allang besloten. Op een geheel aribritair gekozen tijdstip in de discussie zegt de voorzitter dan: 'So we agree'. Meestal knikt iedereen, zonder te weten waar we het over eens zijn. Hij zal morgen met zijn besluitenlijst komen dat maar zeer zijdelings de discussie weerspiegelt, zoveel weten we wel. Onderwijl bepalen de nukken van de voorzitter wanneer we kunnen lachen, wanneer we verveeld om ons heen kunnen kijken en wat belangrijk is.
Op een gegeven moment heb ik een punt dat echt belangrijk is voor mij. De voorzitter zit op het puntje van zijn stoel, een gunstig voorteken. Hij vraagt hoe ik dat precies bedoel. Welke punten zie ik voor me. 'This is an excellent idea. We should incorporate this. Antonio, write it down. I will use it for the minutes'.
Vrij snel na deze opmerking is er een koffiepauze. De voorzitter komt nog even naar me toe om te vragen of ik dit voorstel naar hem kan mailen. Zijn aandacht voor mij verandert mijn pikorde in de groep. Opeens komen mensen met mij praten, nemen ze me serieus.
Een niet zo subtiel spel, vergaderen.
Een groep van twintig onderzoekers uit 8 landen zit bijelkaar. We moeten uiteindelijk, in december volgend jaar met een gezamenlijk document komen en tussentijdse afstemming is noodzakelijk. Vandaag moeten harde noten worden gekraakt. Hoe gaan we het onderzoek precies aanpakken? Welke methode hanteren we? Op welke aspecten richten we ons?
Het is een rampscenario om dit gedetailleerde operationele proces met 20 mensen democratisch te gaan beslissen. Iedereen heeft zijn eigen stokpaardjes en probeert die te verkopen. De een is daar succesvoller in dan de ander.
Zo is er de Belg. Een drammer met een vlasbaardje. Hij wil graag een onderzoek in de tijd, waarin de evolutie belangrijker is dan de eindstaat. De voorzitter, een gerenommeerd onderzoeker op dit terrein, maakt met zijn bodylanguage duidelijk dat hij daar niets in ziet. Hij krabt wat korstjes op zijn bovenarmen, verwijdert roos van zijn schouders terwijl de Belg met een hoog stemmetje zijn punt probeert te maken. Hij is allang afgeserveerd door de baas, maar ziet dat niet.
De baas is het minst formeel gekleed van allemaal. Sommigen hebben nog wel een jasje of een stropdas, maar hij loopt in een vaal zwart t-shirt. Gedurende de vergadering is hij altijd met zijn mobiele telefoon in de weer, of met zijn laptop die voor hem op tafel staat. Terwijl hij de discussie volgt, of niet, typt hij wat op zijn laptop.
In de loop van de dag kom ik met een zwaarwegend punt voor mij. De voorzitter kijkt wat om zich heen, krabbelt op een papiertje met een andere belangrijke man naast hem. 'Yes, very important', zegt hij, als ik mijn laatste zin heb gesproken. Ik weet zeker dat dit punt niet wordt meegenomen in het onderzoek.
Zo vergaderen we. Een onderzoeker brengt een punt in. De voorzitter is geinteresseerd of zapt wat weg op zijn laptop of mobieltje. Soms zit hij naar voren, zijn ellebogen op tafel. Meestal fluistert hij wat met de mensen naast hem, of hangt verveeld achterover. Dan volgt een discussie die er al niet meer toedoet want de baas heeft allang besloten. Op een geheel aribritair gekozen tijdstip in de discussie zegt de voorzitter dan: 'So we agree'. Meestal knikt iedereen, zonder te weten waar we het over eens zijn. Hij zal morgen met zijn besluitenlijst komen dat maar zeer zijdelings de discussie weerspiegelt, zoveel weten we wel. Onderwijl bepalen de nukken van de voorzitter wanneer we kunnen lachen, wanneer we verveeld om ons heen kunnen kijken en wat belangrijk is.
Op een gegeven moment heb ik een punt dat echt belangrijk is voor mij. De voorzitter zit op het puntje van zijn stoel, een gunstig voorteken. Hij vraagt hoe ik dat precies bedoel. Welke punten zie ik voor me. 'This is an excellent idea. We should incorporate this. Antonio, write it down. I will use it for the minutes'.
Vrij snel na deze opmerking is er een koffiepauze. De voorzitter komt nog even naar me toe om te vragen of ik dit voorstel naar hem kan mailen. Zijn aandacht voor mij verandert mijn pikorde in de groep. Opeens komen mensen met mij praten, nemen ze me serieus.
Een niet zo subtiel spel, vergaderen.
